概要:似乎很难的事情。但是,与细微处见精神。许多时候,也许就一个小细节,就让领导对你刮目相看,你的升职之路就很畅通了。小小的公文写作有时并不受重视,然而,有时候说不定它就是你升职的秘密武器呢。 文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范,是职业交往中必不可少的关键环节。在特定的时间内,及时准确的礼貌文书,可以表现个人及企业的良好风范。文书礼仪还包括一般的书信礼仪,对个人而言,这体现了其基本的文化素质。因此,无论从事什么职业,都应该了解文书礼仪,在纸面上做到礼貌周到、有礼有节。一、公文的含义 公文,即公务文书的简称,属于应用文。它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。 公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物;公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。 公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用,等等。公文的处理程序一般包括:①收文;②分办、批办;③催办;④拟稿;⑤审核、签发;⑥编号、
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一、公文的含义
公文的处理程序一般包括:①收文;②分办、批办;③催办;④拟稿;⑤审核、签发;⑥编号、印发;⑦立卷(归档);⑧销毁。
二、公文的分类
通用公文从文种上划分,可分为行政公文和事务公文。根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定,行政公文种类包括以下13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括:计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。
三、公文的格式要素
公文的格式要素一般包括:
1.发文机关(版头)
版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种:
(1)由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成,以大字套红居中,印在文件首页上端,俗称“大版头”。例如,“北京市人民政府文件”。
(2)由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称,俗称“小版头”。例如, “××市教育委员会(函)”。
(3)印有发文机关全称的公函纸,作为版头。
几个机关联合行文的,可用公文主办机关一家版头,也可用所有联合行文机关的版头。
2.公文份号
3.秘密等级
4.紧急程度
5.发文字号
6.签发人
7.标题
拟写公文标题时,应特别注意以下几点:
(1)批转或转发公文的标题,一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题,应杜绝出现介词和文种的重叠,如“关于”的“关于”,“通知”的“通知”。同时应注意,除批转法规性文件加书名号外,均不对原标题加书名号。
(2)事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如,某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理,应予废止的共有几十件,发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由,显然不可能,即使仅写一个,后加“等”字,也嫌过长,但概括为“废止部分规范性文件”,就显得既明确又简洁。
(3)在拟写标题时,一定要准确选定和标明文种,不能自造文种。
(4)标题排列要对称、美观,除字数较少的一行字标题外,两行以上的可排成宝塔形,也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时,不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。
(5)公文标题中除书名号的使用有明确规定外,一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的,可用空格或换行的方式表述。例如:
国务院关于依靠科技振兴农业
加强农业科技成果推广工作的决定
8.主送机关
确定主送机关应注意:
(1)政府各部门应根据本级政府授权和职权规定,方可对下一级人民政府直接行文。
(2)请示的公文,应坚持主送一个机关的原则,不能多头主送;除特殊情况外,不得越级请示。受双重领导的机关向上请示,应根据内容写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人。
(3)批复下级请示,只能主送原请示机关(单位),对相关机关(单位),用抄送。
(4)普发公文,主送机关应写规范化统称,如××省人民政府普发文件,主送机关写为“各市、县人民政府,各地区行政公署,省政府直属各单位”。
9.正文
正文是公文的主体,是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后,提行空两格书写。